Bron: GEMEENTEBLAD | Officiële uitgave van de gemeente Zeist

Nota waardering, activering en afschrijving gemeente Zeist 2024

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 februari 2024;

BESLUIT:

Inleiding

Aanleiding

In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), dat per 1 januari 2004 in werking is getreden, zijn voorschriften vastgelegd ten aanzien van de inrichting van begroting en jaarrekening, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden.

Deze voorschriften krijgen hun beslag in de financiële verordening van de gemeente Zeist.

Een onderdeel van de BBV voorschriften, en daarmee van de financiële verordening, is het waarderen, activeren en afschrijven van activa. In de financiële verordening zijn voorschriften met betrekking tot dit onderwerp vastgelegd in artikel 14.

In dit artikel staat dat het college eens per 4 jaar een (geactualiseerde) nota Waarderen en afschrijven aanbiedt aan de raad. Aangezien dit een nieuw artikel is ten opzichte van de vorige financiële verordening, is de voorliggende nota de eerste van een reeks.

Inhoud

In deze nota gaat het over (im)materiele en financiële vaste activa. Denk aan gebouwen, computers, auto’s maar ook aan wegen, bruggen, verkeerslichten, verstrekte leningen. De kenmerken van deze activa zijn dat zij meerdere jaren tot nut zijn en een waarde vertegenwoordigen. Deze waarde komt tot uitdrukking op de gemeentelijke balans aan de activazijde, onder de vaste activa.

Omdat het over een waarde van tientallen miljoenen gaat, is het zaak deze activa op eenduidige wijze aan de balans toe te voegen (activeren), tegen de juiste waarde (waarderen).

Bestuurlijk belang

Met (im)materiele en financiële vaste activa is veel geld gemoeid. Naast het investeringsbedrag is er in de meeste gevallen ook sprake van afschrijvingen, gebruiks- en onderhoudskosten. Het beschikbaar stellen van de benodigde middelen hiervoor behoort tot het budgetrecht van de raad.

Vaste activa zijn nodig om de gestelde gemeentelijke doelen te verwezenlijken. Als bijvoorbeeld het doel is een wijk meer leefbaar te maken, dan kan de aanleg van een park of speelplaats hiertoe bijdragen.

Daarom is een eenduidige omgang met investeringen, activa, afschrijving en waardering van belang vanwege het grote effect dat zij hebben op de gemeentelijke middelen, de financiële positie, en het behalen van doelen.

Doel

Het doel van deze nota is tweeledig:

Kaders

Bij de totstandkoming van deze nota zijn de volgende (beleids-)stukken in aanmerking genomen:

Leeswijzer

De nota start met een samenvatting van de richtlijnen opgenomen in deze nota (hoofdstuk 2). De richtlijnen zijn voorzien van een label dat aangeeft of er op het specifieke onderdeel sprake is van een keuzemogelijkheid (K) of dat de betreffende richtlijn verplicht (V) wordt voorgeschreven door het BBV.

Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 een aantal gebruikte begrippen toegelicht.

Achtereenvolgens worden in hoofdstukken 4 t/m 6 behandeld:

Samenvatting richtlijnen

In deze nota zijn de onderstaande richtlijnen met betrekking tot activeren, waarderen en afschrijven geformuleerd:

Activeren

Waarderen

Afschrijven

Overig

Begrippen

In dit hoofdstuk wordt een aantal begrippen toegelicht.

Kapitaalgoed

Vermogen dat een specifieke aanwending heeft gekregen.

Economisch gezien hebben kapitaalgoederen de mogelijkheid om in de toekomst middelen te genereren. De gemeente heeft echter veel kapitaalgoederen die deze mogelijkheid niet hebben. Vandaar dat in deze nota als kapitaalgoederen worden aangemerkt alle goederen waarvoor vermogen is ingezet.

Investeren (nieuw object)

Het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen die meerdere jaren nuttig zullen zijn.

Investeren (bestaand object)

Van investeren in een bestaand object is sprake indien:

Directe kosten (in relatie tot de vervaardigingsprijs)

De kostensoorten die rechtstreeks worden toegerekend aan het taakveld, worden ook rechtstreeks toegerekend aan de vervaardigingsprijs van een actief, voor zover deze kosten worden gemaakt ten behoeve van de investering.

Indirecte kosten (in relatie tot de vervaardigingsprijs)

Kosten die samenvallen met overheadkosten.

Activa

Het geheel van kapitaalgoederen van een organisatie.

De activa zijn onder te verdelen in vaste activa en vlottende activa.

Vaste activa

De kapitaalgoederen van een persoon, bedrijf of organisatie waarvan het daarvoor benodigde vermogen langer dan één jaar is vastgelegd.

Vaste activa zijn onder te verdelen in

Vlottende activa

Die kapitaalgoederen van een persoon, bedrijf of organisatie waarin het vermogen korter dan een jaar is vastgelegd.

Vlottende activa vormen geen onderdeel van deze nota.

Immateriële vaste activa

Kapitaalgoederen die niet tastbaar zijn. Bezittingen die een rol spelen in het financiële proces, maar nooit in het fysieke bedrijfsproces.

Materiele vaste activa

Kapitaalgoederen die tastbaar zijn, waarvan het daarvoor benodigde vermogen langer dan één jaar is vastgelegd.

Financiële vaste activa

In geld uitgedrukte vorderingen op derden, waaronder deelnemingen en vorderingen in groepsmaatschappijen, vorderingen op participanten en op maatschappijen waarin wordt deelgenomen, overig effecten en vorderingen met een duurzaam karakter (langer dan 1 jaar).

Activeren

Het tegen een bepaalde waarde op de balans opnemen van kapitaalgoederen.

Waarderen

Het vaststellen tegen welke waarde een kapitaalgoed op balans wordt opgenomen.

Afschrijven

Het begrip afschrijven wordt in samenhang gebruikt met het begrip investeren. Investeren is het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen die een meerjarig nut hebben. Afschrijven is het verdelen van vastgelegd vermogen in een kapitaalgoed met een meerjarig nut, gedurende de periode dat dit kapitaalgoed zijn nut bewijst.

Afschrijven wordt ook wel aangeduid als de jaarlijkse waardevermindering van een investering. De meerjarige periode waarin deze waardevermindering tot uitdrukking komt (de periode waarin het kapitaalgoed zijn nut bewijst) wordt aangeduid als de afschrijvingstermijn.

Restwaarde

De geschatte waarde van een kapitaalgoed aan het einde van de afschrijvingstermijn.

Kapitaallasten

In deze nota wordt onder kapitaallasten verstaan, de afschrijving van een kapitaalgoed vermeerderd met de rentevergoeding voor het vastgelegde vermogen.

Vervreemden van een kapitaalgoed

Onder het vervreemden van een kapitaalgoed wordt begrepen het verkopen, slopen of buiten gebruik stellen van het kapitaalgoed.

Nominale waarde

Het oorspronkelijke bedrag van de verstrekte of aangetrokken lening of het bedrag van de uitgezette middelen.

(Dis)Agio

Het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de leningnemer wordt uitbetaald. Het uitbetaalde bedrag kan hoger (agio) of lager (disagio) zijn dan het nominale bedrag als gevolg van koersverschillen.

Activeren

Activeren: het tegen een bepaalde waarde op de balans opnemen van kapitaalgoederen.

Onderstaand worden de voorwaarden weergegeven die in de gemeente Zeist worden gehanteerd bij het activeren van kapitaalgoederen.

Richtlijnen voor activeren

4.1.1

Minimumwaarde en minimale gebruiksduur

Zoals bij de begrippen al is aangeduid: investeren is het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen waarvan het nut zich in meerdere jaren zal doen gelden.

Hierbij moet gedacht worden aan b.v.: de aankoop of (ver-)bouw van gebouwen, de aanleg of reconstructie van wegen/riolering, aankoop van computers en software, aankoop van meubilair.

Bovenvermelde investeringen verschillen nogal in prijs en gebruiksduur. De aanschaf van een computer vergt beduidend minder vermogen dan de aanleg van een weg. De gebruiksduur van een computer (zowel technisch als economisch) is veel lager dan die van een weg.

Het ligt voor de hand een minimumwaarde en een minimale gebruiksduur vast te stellen waaraan de investering moet voldoen voordat deze op de balans (activeren) wordt opgenomen.

Als redenen kunnen worden aangevoerd:

In Zeist wordt als minimumwaarde € 25.000 gehanteerd en de kapitaalgoederen dienen een minimale gebruiksduur van 3 jaren te hebben.

Door een minimumwaarde van € 25.000 te hanteren wordt het aantal kleine investeringen beperkt en worden de administratieve lasten teruggedrongen.

De minimale gebruiksduur is gesteld op 3 jaren. Het kenmerk van een investering is dat het een meerjarig nut heeft.

Uitzonderingen hierop zijn investeringen in grond en financiële vaste activa, die altijd worden geactiveerd.

Kapitaalgoederen die, afzonderlijk gezien, niet aan de minimumwaarde voldoen, maar die in bulk worden aangeschaft en dan wel aan de minimumwaarde voldoen, worden als bulk geactiveerd. Aan de voorwaarde van de minimale gebruiksduur moet altijd worden voldaan.

4.1.2

Soorten activa

Het BBV onderscheidt verschillende soorten vaste activa (BBV artikel 33), te weten:

Onderstaand wordt per soort vastgesteld wanneer moet worden overgegaan tot activering.

Immateriële vaste activa

Binnen de immateriële vaste activa (BBV artikel 34) worden 3 soorten onderscheiden:

De kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio mogen geactiveerd worden. (Dis)Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. De afschrijvingstermijn bij activeren is maximaal gelijk aan de looptijd van de onderliggende lening.

De commissie BBV doet de aanbeveling de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet te activeren. Het gaat in de meeste gevallen om relatief geringe bedragen.

De gemeente Zeist activeert de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet.

De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen, onder voorwaarden worden geactiveerd (BBV artikel 60).

Deze voorwaarden zijn:

De commissie BBV geeft de aanbeveling de kosten van onderzoek en ontwikkeling niet te activeren.

De gemeente Zeist activeert de kosten van onderzoek en ontwikkeling niet.

Indien sprake is van onderzoek en ontwikkeling dan zal dat vaak in een algemene context zijn. Onderzocht wordt of een bepaalde investering nuttig, noodzakelijk of wenselijk is. Het voornemen om de investering inderdaad te gaan uitvoeren is nog niet gemaakt.

Onderzoek en ontwikkeling verschilt daarmee van voorbereiding (zie 4.1.4).

Zodra het college heeft besloten om de investering uit te voeren, is er sprake van voorbereidingskosten.

Of de voorbereidingskosten vervolgens tot het investeringsbedrag kunnen worden gerekend (en dus afgeschreven worden), is afhankelijk van of de voorbereidingskosten voldoen aan de voorwaarden vastgelegd in paragraaf 4.1.4

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd (BBV artikel 61), indien:

De gemeente Zeist activeert activa in eigendom van derden niet.

De redenen voor niet activeren zijn:

Materiële vaste activa

Het BBV onderscheidt enerzijds investeringen met een economisch nut en anderzijds investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (artikel 35).

Het BBV stelt tevens dat alle investeringen (dus zowel met economisch als maatschappelijk nut) geactiveerd moeten worden (BBV artikel 59.1).

Een investering met een economisch nut:

Een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut:

De termen maatschappelijk nut en maatschappelijke functie zijn niet synoniem. Het overgrote deel van het gemeentelijk bezit heeft een maatschappelijke functie. Gebouwen bijvoorbeeld hebben veelal een maatschappelijke functie (gemeentehuis, gemeentewerf, scholen e.d.), maar wel een economisch nut.

Bovenvermelde soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld in:

Een uitzonderlijk geval vormt software of de gebruiksrechten van software (licenties). Software zou normaal gesproken onder de immateriële vaste activa gecategoriseerd worden. Het BBV kent echter een limitatieve lijst van immateriële vaste activa, waarop software niet voorkomt.

Software wordt daarom gecategoriseerd onder de materiële vaste activa als investering met een economisch nut.

Het activeren van software is verplicht.

Indien de gemeente niet de software verwerft maar de gebruiksrechten (licenties), dan kunnen die geactiveerd worden. De voorwaarden voor activeren zijn:

De gemeente Zeist activeert de gebruiksrechten voor software niet.

Indien gebruiksrechten voor meerdere jaren zijn verworven, dan kunnen de kosten als vooruitbetaalde kosten worden verwerkt. Hiermee wordt hetzelfde effect bereikt, namelijk spreiding van de kosten. Daarnaast is vaak niet te bepalen of het gebruiksrecht van de software voor onbepaalde tijd is.

Indien sprake is van een Saas (Software as a service) oplossing, dan wordt een softwaretoepassing via internet aangeleverd, als een service. Het beheer en de hosting van de software liggen geheel bij de leverancier. De gemeente betaalt voor het gebruik van de software en de beheerkosten van de software.

Gebruikersrechten, zoals bovenstaand al uiteengezet, en beheerkosten, die tot de normale exploitatiekosten gerekend kunnen worden, worden niet geactiveerd.

Financiële vaste activa

Het BBV onderscheidt binnen de financiële vaste activa (BBV artikel 36):

Het activeren van de financiële vaste activa is verplicht.

4.1.3

Moment van activeren

Het BBV stelt dat investeringen die aan de voorwaarden van activeren voldoen uiterlijk op het moment van ingebruikname op de staat van activa worden opgenomen.

In Zeist worden activa uiterlijk aan het einde van het boekjaar opgenomen op de staat van activa.

4.1.4

Wat activeren

Welke kosten mogen geactiveerd worden?

De regel luidt dat alle vaste activa voor het bedrag van de investering worden geactiveerd (BBV artikel 62.1).

Onderstaand wordt per categorie vaste activa ingegaan op wat onder “het bedrag van de investering” wordt verstaan.

Immateriële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

Materiële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan worden de voorbereidingskosten t.l.v. de exploitatie gebracht.

Tot het bedrag van de investering wordt niet gerekend:

Ten aanzien van materiële vaste activa gelden de onderstaande afwijkingen op de regel:

Een reserve die gevormd is als bijdrage aan een investering mag dus niet in mindering worden gebracht op het te activeren investeringsbedrag. De gevormde reserve kan wel ingezet worden als dekkingsreserve. De hoogte van deze dekkingsreserve is dan maximaal gelijk aan het investeringsbedrag van het actief. Vervolgens valt de dekkingsreserve dan gedurende de afschrijvingstermijn van het bijbehorende actief in gelijke termijnen vrij ter dekking van de kapitaallasten van het actief.

Onttrekking van rente uit de bestemmingsreserve kapitaallasten is alleen mogelijk indien er bespaarde rente over het saldo van deze reserve wordt toegevoegd. Indien geen rente wordt toegevoegd, kunnen alleen de afschrijvingslasten aan de reserve worden onttrokken.

Voorgesteld wordt om geen rente toe te rekenen aan dekkingsreserves voor kapitaallasten. Hierdoor blijft de link tussen investeringsbedrag en hoogte van de dekkingsreserve intact.

De raad kan op voorstel van het college besluiten een dekkingsreserve in te stellen voor de gehele of gedeeltelijke dekking van de kapitaallasten van het onderliggende kapitaalgoed.

Aan deze reserve wordt geen rente toegerekend.

Bovenstaande regel geld voor nieuw te vormen dekkingsreserves voor kapitaallasten na ingang van deze nota.

Financiële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

Samenvatting

Onderstaand samengevat de richtlijnen voor het bepalen wanneer over te gaan tot activeren van een kapitaalgoed.

Immateriële VA

Materiële VA

Financiële VA

Economisch nut

Maatschap. Nut

Minimum waarde

n.v.t.

€ 25.000

€ 25.000

n.v.t.

Minimale gebruiksduur/looptijd

n.v.t.

5

5

2

Activeren (hoofdregel)

nee

ja

uitzondering: kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde

ja

uitzondering: bijdragen aan activa in eigendom van derden

Moment van activeren

n.v.t.

moment van ingebruikname/ultimo boekjaar

moment van ingebruikname/ultimo boekjaar

moment van ingebruikname/ultimo boekjaar

Wat activeren

n.v.t.

bedrag van de investering -/- bijdrage van derden

bedrag van de investering -/- bijdrage van derden

bedrag van de investering

Waarderen

Waarderen: het vaststellen tegen welke waarde een kapitaalgoed op balans wordt opgenomen.

De waarderingsgrondslag bepaalt dus tevens de afschrijvingsbasis, het bedrag dat wordt afgeschreven.

Onderstaand worden de voorwaarden weergegeven die in de gemeente Zeist worden gehanteerd bij het waarderen van kapitaalgoederen.

Methoden van waardering

Het BBV kent een algemene regel t.a.v. de waardering van vaste activa (BBV artikel 63):

Alle vaste activa worden tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs gewaardeerd (het bedrag van de investering) (BBV artikel 63.1).

Het BBV onderscheidt verschillende soorten vaste activa (BBV artikel 33), te weten:

Achtereenvolgens zullen de verschillende soorten activa en de bijbehorende waarderingsmethode worden beschreven.

Immateriële vaste activa

De kosten verbonden aan immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4).

Materiële vaste activa

Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4).

Kapitaalgoederen in ontwikkeling worden tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (het bedrag van de investering, zie paragraaf 3.1.4) opgenomen op de balans.

Het BBV onderkent nog een aantal specifieke gevallen:

Financiële vaste activa

Financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de nominale waarde met uitzondering van bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Ten aanzien van de waardering dient rekening te worden gehouden met de volgende BBV bepalingen:

Afwaarderen

Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is;

Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de op dat moment aanwezige boekwaarde.

Boekwinst

Als een kapitaalgoed wordt vervreemd en de opbrengst is hoger dan de resterende boekwaarde dan is sprake van een boekwinst.

Een boekwinst moet als incidentele bate verwerkt worden in de exploitatie en mag niet in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag van een vervangend kapitaalgoed (stellige uitspraak commissie BBV).

Boekverlies

Als een kapitaalgoed wordt vervreemd en de opbrengst is lager dan de resterende boekwaarde dan is sprake van een boekverlies.

Een boekverlies moet als incidentele last verwerkt worden in de exploitatie en mag niet in meerdering worden gebracht op het investeringsbedrag van een vervangend kapitaalgoed (stellige uitspraak commissie BBV).

Praktisch gezien betekent dit dat de boekwaarde als incidentele last in de exploitatie wordt opgenomen. De opbrengst van het kapitaalgoed wordt als incidentele bate opgenomen. Beide bedragen dienen afzonderlijk verwerkt te worden, saldering is niet toegestaan. Per saldo resteert de boekwinst/het boekverlies.

Waardevermindering van vastgoed

Duurzame waardeverminderingen kunnen het gevolg zijn van veranderde inzichten ten aanzien van de gebruiksduur of de functie van het kapitaalgoed, aantasting van het vermogen van deelnemingen, vervreemding of vervuiling van grond.

Vastgoed wordt onderscheiden in vastgoed met een maatschappelijk functie en vastgoed met een bedrijfseconomische functie.

Kenmerk van vastgoed met een maatschappelijke functie (gemeentehuis, scholen, gymzalen e.d.), is dat bij negatieve exploitatiesaldi er feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie. Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie duurzaam te exploiteren en dit als zodanig in de begroting tot uitdrukking komt dan speelt duurzame waardevermindering geen rol. Indien de bestuurlijke intentie bestaat om vastgoed met een maatschappelijke functie te verkopen, of de bestemming ervan te wijzigen naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie dan moet, indien er sprake is van een naar verwachting duurzaam lagere marktwaarde ten opzichte van de boekwaarde, een duurzame waardevermindering worden verantwoord.

Vastgoed met een bedrijfseconomische functie kenmerkt zich door de bestuurlijke intentie om bewust winst en/of waardestijgingen te realiseren. In deze situatie worden panden aangehouden en verhuurd en/of staan in de verkoop. Voor vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Bij de berekening van een indirecte opbrengstwaarde dient uitgegaan te worden van de beste inschatting van de toekomstige opbrengsten o.b.v. de bestaande gebruiksintentie, besluitvorming etc.

Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen (BBV artikel 65.1).

Voor vastgoed met een maatschappelijke functie waarop de bestuurlijke intentie rust van verkoop, of waarvan de functie wordt gewijzigd naar bedrijfseconomisch, is afwaardering verplicht indien de marktwaarde lager blijkt dan de boekwaarde.

Voor vastgoed met een economische functie is afwaardering verplicht als de marktwaarde lager is dan de boekwaarde en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven (stellige uitspraak commissie BBV).

Conform het BBV moet deze waardevermindering direct worden verwerkt. Dit kan door een voorziening waardevermindering te vormen of door directe afboeking van het actief. Wanneer wordt gekozen voor directe afboeking, wat leidt tot boekverlies, dan is waardeherstel niet meer mogelijk. Indien een voorziening wordt gevormd is waardeherstel nog wel mogelijk.

Samenvatting

Immateriële VA

Materiële VA

Financiële VA

Economisch nut

Maatschap. Nut

Waardering basis

Historische prijs

Historische prijs

Historische prijs

Nominale waarde

Uitzonderingen:

Uitgifteprijs van 1e uitgifte

Registratiewaarde

Actuele waarde (toegestaan)

Boekwaarde of lagere marktwaarde

Boekwaarde of lagere marktwaarde

Boekwaarde of lagere marktwaarde

Boekwaarde of lagere marktwaarde

Boekwaarde of lagere marktwaarde

Afschrijven

Afschrijven: het verdelen van vastgelegd vermogen in een kapitaalgoed met een meerjarig nut, gedurende de periode dat dit kapitaalgoed zijn nut bewijst.

Afschrijven past binnen het door het BBV voorgestelde stelsel van baten en lasten. In dit stelsel worden de baten en de lasten van kapitaalgoederen, toegerekend aan de jaren dat de kapitaalgoederen in gebruik zijn, ook al leiden die baten en lasten niet tot inkomsten of uitgaven.

Het BBV schrijft voor dat afschrijvingen onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar geschieden (BBV artikel 64.1).

Afschrijvingsmethode

Afschrijven kan op diverse manieren. Het BBV schrijft geen methode dwingend voor. Wat het BBV wel voorschrijft is dat een eenmaal gekozen methode niet zomaar gewijzigd kan worden gedurende de gebruiksperiode van een kapitaalgoed (BBV artikel 64.2), en dat gelijksoortige activa op dezelfde wijze worden gewaardeerd en afgeschreven.

Om af te wijken van een eenmaal gekozen afschrijvingsmethode zijn gegronde redenen nodig en zowel de redenen als de financiële gevolgen dienen in de balanstoelichting te worden opgenomen.

De praktijk laat zien dat de lineaire en de annuïteitenmethode het meest gebruikt worden. Onderstaand worden beide methoden kort toegelicht.

De lineaire methode houdt in dat ieder jaar een gelijk bedrag wordt afgeschreven. De waarde van het kapitaalgoed daalt zo met een constante factor. Daarnaast wordt een rentelast berekend over de boekwaarde (geïnvesteerd vermogen) per 1-1 van ieder boekjaar dat het kapitaalgoed in gebruik is.

Doordat de waarde van het kapitaalgoed ieder jaar afneemt met de afschrijving, daalt ook de rentelast geleidelijk. De kapitaallast (afschrijving + rente) wordt dus ieder gebruiksjaar lager.

De voordelen van deze methode zijn:

De nadelen van deze methode zijn:

De annuïteitenmethode gaat uit van een gelijkblijvende kapitaallast gedurende de gebruiksperiode van het kapitaalgoed. Ook bij deze methode wordt een rentelast berekend over de boekwaarde van het kapitaalgoed per 1-1 van ieder boekjaar. De verhouding tussen de afschrijvingscomponent en de rentecomponent verandert gedurende de gebruiksduur van het kapitaalgoed van laag-hoog naar hoog-laag. De eerste jaren wordt weinig afgeschreven en naarmate de gebruiksduur van het kapitaalgoed vordert neemt het afschrijvingsbedrag toe.

Door de gelijkblijvende kapitaallast is de annuïteitenmethode vooral geschikt indien de kosten worden doorbelast.

De voordelen van deze methode zijn:

De nadelen van deze methode zijn:

In de gemeente Zeist wordt de lineaire afschrijvingsmethode gebruikt.

De lineaire methode geeft een beter inzicht in de waarde van het kapitaalgoed gedurende de gebruiksduur. De lineaire methode wordt op dit moment al gebruikt in de gemeente Zeist.

Als de kapitaallasten onderdeel uitmaken van een tarief, dan wordt hiervoor een gemiddelde van 5 jaar kapitaallasten (lineair berekend) gebruikt gerekend vanaf het boekjaar waarin het tarief wordt ingevoerd.

Restwaarde

Restwaarde: de geschatte waarde van een kapitaalgoed aan het einde van de afschrijvingstermijn.

Rondom restwaarden heerst een grote mate van onzekerheid. Die onzekerheid bestaat uit marktfactoren (wat doet de markt?) en het tijdsaspect (het kapitaalgoed wordt in de (verre) toekomst vervreemd). Deze onzekerheid maakt het vaststellen van restwaarden uitermate lastig.

In de gemeente Zeist wordt geen rekening gehouden met een restwaarde van kapitaalgoederen.

Welke kapitaalgoederen worden afgeschreven

Op alle kapitaalgoederen die worden geactiveerd wordt ook afgeschreven met uitzondering van:

Aanvang afschrijven

Het moment van activeren is reeds bekend (zie paragraaf 3.1.3). Dit is het moment waarop een kapitaalgoed tegen een bepaalde waarde op de balans wordt opgenomen. De commissie BBV geeft de aanbeveling om vast te leggen wanneer met afschrijven wordt begonnen.

De commissie BBV geeft hiervoor 3 opties:

Optie 1 houdt in dat in de begroting de volledige kapitaallasten van het jaar waarin de investering is geraamd worden opgenomen. Praktisch gezien kan dit tot grote verschillen leiden tussen begroting en werkelijkheid indien investeringen pas aan het einde van het jaar plaatsvinden.

Optie 2 is reken technisch enigszins moeilijker dan optie 1 en 3. Daarbij geldt bij deze optie ook, maar dan in mindere mate, dat de verschillen tussen begroting en werkelijkheid aanzienlijk kunnen zijn.

Optie 3 is een reële optie en ook eenvoudiger te verwerken dan optie 2. Bijkomend voordeel is dat het de beheersbaarheid en de voorspelbaarheid van de kapitaallasten ten goede komt. Een nadeel van deze methode komt met name bij investeringen met een korte (<=5 jr.) gebruiksduur aan de orde. Indien wordt begonnen met afschrijven in het jaar volgend op het jaar van ingebruikname, dan zal de balanswaarde per 1-1 van ieder jaar te hoog worden voorgesteld. Als na het verstrijken van de gebruiksduur direct wordt overgegaan tot vervanging, dan is niet het gehele investeringsbedrag beschikbaar (nog niet volledig afgeschreven).

Door de nadelen van de opties 1 en 2 is optie 3 het beste alternatief.

In de gemeente Zeist wordt aangevangen met afschrijven conform optie 3, in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en door de gemeente in gebruik kan worden genomen.

Rente

Via de zogenaamde omslagrente wordt rente toegerekend aan kapitaalgoederen. De omslagrente is een voorcalculatorisch percentage dat wordt vastgesteld door de raad bij de kadernota. De hoogte van dit percentage is afhankelijk van de rente die wordt berekend over reserves, het rentepercentage dat betaald wordt voor leningen en de renteverwachting voor de toekomst.

De omslagrente wordt toegerekend aan alle kapitaalgoederen, met uitzondering van de kapitaalgoederen waaraan een afwijkend rentepercentage kan worden toegerekend als gevolg van bijvoorbeeld een afwijkende afschrijvingsmethode.

De toegerekende rente wordt verantwoord in de exploitatie.

De renteberekening over investeringen start op het moment dat alle uitgaven voor de investering zijn gedaan en de investering dus geheel is aangeschaft of geheel gereed is.

Gebruiksduur

Het BBV stelt dat op kapitaalgoederen met een beperkte gebruiksduur jaarlijks wordt afgeschreven op basis van een stelsel dat is afgestemd op de verwachte gebruiksduur van het kapitaalgoed (BBV artikel 64.3).

De gebruiksduur (of levensduur) van een kapitaalgoed kan worden vastgesteld op basis van de economische levensduur of de technische levensduur.

De economische levensduur is de verouderingstermijn van een kapitaalgoed. Aan het eind van de economische levensduur is een kapitaalgoed verouderd, er zijn dan betere versies of alternatieven voorhanden.

De technische levensduur is de termijn waarin een kapitaalgoed gebruikt kan worden. Aan het eind van de technische levensduur is het kapitaalgoed technisch versleten.

De economische levensduur is praktisch gezien bijna altijd lager dan de technische levensduur. Geredeneerd vanuit het voorzichtigheidsprincipe zou de economische levensduur als basis moeten dienen voor de afschrijvingstermijn.

In de gemeente Zeist wordt de economische levensduur als basis voor de gebruiksduur en daarmee de afschrijvingstermijn gehanteerd.

De verschillende soorten kapitaalgoederen en de daarbij behorende afschrijvingstermijnen zijn vastgelegd in de tabel afschrijvingstermijnen (bijlage 1 en 2). Deze tabel is niet limitatief en kan worden uitgebreid met nieuwe soorten activa door middel van een raadsvoorstel.

Componentenmethode

De componentenmethode houdt in dat een kapitaalgoed dat is samengesteld uit afzonderlijke delen, wordt afgeschreven met als basis die afzonderlijke delen en hun waardeverloop.

Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld een gebouw dat uit de volgende delen kan bestaan:

grond, gebouw, installaties. De verschillende delen kennen ieder hun eigen afschrijvingstermijn en worden afzonderlijk geactiveerd.

Het BBV schrijft de componentenmethode niet voor, maar is er ook niet tegen.

Indien de componentenmethode niet wordt toegepast is het noodzakelijk dat een voorziening wordt gevormd voor toekomstig (groot) onderhoud en (eventuele) vervanging.

Met een voorbeeld zal dit worden duidelijk gemaakt: een kapitaalgoed is integraal geactiveerd en bestaat in feite uit de volgende onderdelen

Kapitaalgoed

Afschrijvingstermijn

Gebouw

40 jaar

Installaties

15 jaar

Grond

n.v.t.

Het gehele kapitaalgoed wordt in 40 jaar afgeschreven. Dat betekent dat ook de installaties in 40 jaar worden afgeschreven, terwijl de economische levensduur veel lager ligt. In de praktijk zal dat betekenen dat de onderhoudskosten voor deze onderdelen naarmate de tijd verstrijkt (sterk) zullen toenemen, zodanig dat vervanging op een zeker moment noodzakelijk is. Installaties kunnen pas na 40 jaar vervangen worden omdat het investeringsbedrag niet eerder in zijn geheel beschikbaar is. Bij de vorming van een onderhoudsvoorziening voor het kapitaalgoed zal dus, naast het onderhoud, rekening moeten worden gehouden met de vervanging van onderdelen van het kapitaalgoed.

Indien de componentenmethode wordt toegepast, worden de afzonderlijke delen geactiveerd en afgeschreven conform de economische levensduur van de betreffende onderdelen. De installaties kunnen dan na 15 jaar vervangen worden (indien nodig). Dit voorkomt hoge onderhoudslasten door veroudering. Door toepassing van de componentenmethode worden investeringen in de vervanging van versleten componenten niet als onderhoud in aftrek gebracht op de gevormde onderhoudsvoorziening.

Als nadelen van de componentenmethode kunnen worden genoemd:

Het beleid van de gemeente Zeist t.a.v. de componentenmethode luidt:

De componentenmethode wordt niet toegepast, tenzij uit de afschrijvingstabel blijkt dat hier wel voor is gekozen bij een specifieke categorie investeringen.

Extra afschrijven

De hoofdregel luidt dat onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar wordt afgeschreven (BBV artikel 64.1). Extra afschrijven, bijvoorbeeld bij een positief rekeningresultaat, is in geen enkel geval toegestaan.

Samenvatting

Onderwerp

Basis

Uitzondering

Afschrijvingsmethode

Lineair

Restwaarde

Geen restwaarde

Welke kapitaalgoederen afschrijven

Alle kapitaalgoederen die worden geactiveerd

Aanvang afschrijven

In het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/wordt aangeschaft

Rente

Wordt gerekend over de boekwaarde van het kapitaalgoed per 1-1 na het gereed komen / na volledige aanschaf.

Gebruiksduur van kapitaalgoederen

Economische levensduur

Componentenmethode

De componentenmethode wordt niet toegepast

Uit de afschrijvingstabel blijkt dat hier wel voor is gekozen bij een specifieke categorie investeringen.

Extra afschrijven

Niet mogelijk

Overige bepalingen7.1

Onderhoud

Onderhoud aan kapitaalgoederen kent verschillende gradaties. Er is dagelijks onderhoud en groot onderhoud. Dagelijks onderhoud omvat kleine reparaties en herstelwerkzaamheden. Groot onderhoud omvat die werkzaamheden die bijdragen aan de instandhouding van het kapitaalgoed, zoals vervangen van dakbedekking.

De kosten van dit soort onderhoud worden niet geactiveerd. Het dagelijks onderhoud wordt direct als last in de exploitatie opgenomen, terwijl voor groot onderhoud normaliter een voorziening in het leven wordt geroepen.

Kosten van klein en groot onderhoud aan kapitaalgoederen, worden niet geactiveerd.

Indien sprake is van levensduur verlengend onderhoud dan wordt dat wel geactiveerd en afgeschreven. In de context van deze nota heeft levensduur verlengend onderhoud de volgende kenmerken:

Kosten van levensduur verlengend onderhoud aan kapitaalgoederen met een economisch nut, worden geactiveerd.

Achterstallig onderhoud waarmee onveilige situaties worden gecreëerd en waarbij sprake is van kapitaalvernietiging, is onaanvaardbaar en dient zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een redelijke termijn hersteld te worden. Dit herstel van het achterstallig onderhoud wordt aangemerkt als een verplichting waarvan de omvang, door middel van een inventarisatie en een financiële vertaling van het achterstallig onderhoud, redelijkerwijs is in te schatten. Op basis van artikel 44 lid 1a BBV wordt daarvoor een voorziening gevormd.

In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd.

Lease

Een steeds vaker voorkomende vorm van ‘eigendom’ is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor.

Bij lease is sprake van een lessor, de verschaffer van een bepaalde zaak en juridisch eigenaar, en een lessee, de afnemer die een vergoeding betaalt en economisch eigenaar is.

De volgende twee vormen worden onderscheiden:

Financiële lease: de juridische eigendom van het betreffende actief blijft bij de lessor terwijl het economisch eigendom en daarmee het risico bij de lessee ligt.

Operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. De voor- en nadelen van het eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de lessor.

Ten aanzien van de balanswaardering en afschrijving geldt:

Kapitaalgoederen die in het bezit van de gemeente komen door middel van een financial lease constructie, worden geactiveerd.

Riolering

Voor de vervangingsinvesteringen is een voorziening conform BBV artikel 44.1 lid d beschikbaar.

Het beschikbaar hebben van een dergelijke voorziening verplicht de gemeente tot netto activeren, wat inhoudt dat de voorziening volledig in mindering wordt gebracht op de toekomstige investeringen, zolang de voorziening toereikend is. Indien de voorziening niet meer toereikend is worden nieuwe investeringen geactiveerd en afgeschreven. Vanaf dan gelden de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in bijlage 1.

Autorisatie investeringen

Investeringskredieten worden geautoriseerd door de raad. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

Overgangsbepaling

De richtlijnen in deze nota treden in werking op 1-1-2024.

Hardheidsclausule

In niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen behoudt de raad op voorstel van het college van B&W het recht om af te wijken van de voorwaarden in deze nota.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 26 maart 2024

De raad voornoemd,

J. Janssen, griffier

J. Langenacker, voorzitter

Afschrijvingstermijnen materiele vaste activa

Groep en omschrijving

Afschrijvingstermijn

Categorie

Gronden en terreinen

-

EN

Woonruimten/bedrijfsgebouwen

65

EN

40

EN

40

EN

40

EN

25

EN

20

EN

25

EN

20-resterende afschrijvingsduur bestaande bouw

EN

40

EN/MN

Grond-, weg- en waterbouwkundige werken

50

MN

30

MN

40

MN

80

EN

20

EN

60

EN

60

EN

20

EN

80

EN

30

MN

60

MN

20

MN

Vervoermiddelen

8

EN

8

EN

8

EN

13

EN

25

EN

15

EN

15

EN

Machines, apparaten en installaties

15

EN

15

EN

15

EN

15

EN

15

MN

15

EN

15

EN

15

EN

15

EN

5

EN

5

EN

5

EN

5

EN

5

EN

5

EN

10-20

EN

10-15

EN

40

MN

20

MN

10

EN

20

EN

Overige materiële vaste activa

10

EN

60

EN

20

MN

12

EN

36

EN

Groep en omschrijving

Afschrijvingstermijn

Categorie

20

EN

15

EN

10

EN

10

EN

20

MN

15

MN

5-15

EN

30

MN

10

EN

20

EN

60

MN

Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa

Groep en omschrijving

Afschrijvingstermijn

Categorie

5

EN